Zelfroosteren: ook voor jouw organisatie?

Zelfroosteren: wat bedoel je daarmee?

Zelfroosteren betekent dat medewerkers zelf invloed kunnen uitoefenen op het rooster. De invulling kan op meerdere manieren. Sommige organisaties laten hun medewerkers het rooster volledig zelfstandig bepalen, terwijl andere organisaties hun medewerkers slechts beperkte invloed geven. Om het zelfroosteren in goede banen te leiden is personeelsplanningssoftware key. We zullen hieronder de verschillende vormen toelichten.

Verschillende vormen van zelfroosteren

• Volledig zelfroosteren

Waarschijnlijk komt deze vorm het eerste in je op als je denkt aan zelfroosteren. Aan de hand van bepaalde kaders laat je je medewerkers het rooster onderling bepalen. De mate van autonomie is heel hoog en daar moet het team klaar voor zijn. Deze vorm van zelfroosteren wordt daarom vooral ingezet bij organisaties die al werken met zelfsturende teams.

• (On)beschikbaarheid aangeven

Door middel van personeelsplanningssoftware is het mogelijk dat medewerkers zelf aangeven wanneer ze wel en juist niet beschikbaar zijn om te werken. De medewerker kan bijvoorbeeld aangeven dat hij op vrijdag altijd vrij wil zijn of dat hij op een specifieke datum niet beschikbaar is vanwege een privéaangelegenheid. De planner kan hier vervolgens rekening mee houden. Zo voelt de medewerker zich meer in control, maar is de planner wel degene die uiteindelijk bepaalt. In booq Personeelsplanner kunnen medewerkers hun persoonlijke agenda direct in de planningssoftware terugzien, door deze aan booq Personeelsplanner te koppelen. Zo wordt het doorgeven van de beschikbaarheid nog makkelijker.

• Open diensten invullen

Een andere manier is om medewerkers de mogelijkheid te geven om de door jou bepaalde diensten zelf in te vullen. Dat kan op twee manieren:

1. Je maak een rooster waarin de diensten wel zijn vastgelegd, maar nog niet zijn ingevuld. Het rooster is dus nog volledig open.
2. Je maakt een rooster en bepaalt (op basis van beschikbaarheid) voor een groot deel wie de diensten gaan invullen. Slechts enkele diensten kunnen nog worden ingevuld. Bijvoorbeeld de dienst van een werknemer die ziek is of op vakantie. Of extra diensten in een drukke periode.

Het inschrijven op open diensten laat je je medewerkers doen door middel van software. booq Personeelsplanner heeft hiervoor een handige app. Hierbij stel je zelf in aan welke criteria medewerkers moeten voldoen. Dat is handig wanneer er bepaalde certificaten nodig zijn voor een dienst of er een BHV-er op de vloer moet zijn. Uiteindelijk kiest de planner wie de dienst daadwerkelijk gaat invullen. Zo kun je als organisatie rekening houden met zaken waaronder competenties, contractsoort, loonkosten en urensaldi.

• Diensten ruilen

Heb je het rooster vastgelegd, maar kan een medewerker toch niet werken? Laat diegene dan zelf vervanging regelen. Dat scheelt een hoop werk voor de planner. In booq Personeelsplanner kunnen medewerkers zelf via de app zien welke collega’s geschikt zijn om de dienst in te vullen, op basis van vooraf aangegeven voorwaarden. De medewerker kan één van die collega’s vragen om te ruilen. Is diegene akkoord? Dan moet de planner ook nog zijn of haar akkoord geven. Daarna wordt alles direct in de planning verwerkt.

De voordelen van zelfroosteren

Zelfroosteren is niet voor niks zo populair. Het heeft een aantal belangrijke voordelen:

1. Hogere betrokkenheid
Zelfroosteren zorgt voor een hogere betrokkenheid bij je medewerkers. Ze krijgen meer verantwoordelijkheid en hebben inzicht in ‘the bigger picture’. Handig is, dat je in booq Personeelsplanner events kunt invullen en ruim van tevoren aan je medewerkers kunt laten zien wanneer er iets speciaals aan de hand is. Denk aan een groot evenement, een speciale boeking of een grote bestelling. Zo zien je medewerkers waarom er extra capaciteit nodig is. En oók dat bevordert de betrokkenheid.

2. Hogere tevreden en lager ziekteverschuim
Organisaties die in een bepaalde mate gebruik maken van zelfroosteren zien vaak een stijging in de tevredenheid van de werknemers. Ze kunnen hun werk-privébalans beter in de gaten houden en voelen zich meer in control. Daardoor kan ook het ziekteverzuim dalen.

3. Makkelijker open diensten invullen
Het scheelt tijd en gedoe voor de planner als werknemers zelf een deel van de verantwoordelijkheid dragen. Het ruilen van diensten hoeft niet meer via de planner te verlopen en de planner ziet direct wie de open diensten willen invullen.

Mogelijke nadelen van zelfroosteren

Soms zijn er ook twijfels als het gaat om zelfroosteren en dat is niet helemaal onterecht. Er zijn ook nadelen, vooral wanneer het organisatorisch niet goed wordt neergezet:

1. Suboptimale inzet van personeel
Het optimaal inzetten van je personeel is belangrijk voor het succes van jouw organisatie. De juiste persoon, met de juiste skills, op het juiste moment, op de juiste taak. Zo zorg je ervoor dat ieders talent maximaal benut wordt en houd je grip op de personeelskosten. Als je het roosteren overlaat aan je medewerkers is dit natuurlijk lastiger te realiseren. Gelukkig is het mogelijk om hier door middel van software sturing aan te geven. Met booq Personeelsplanner kun je bijvoorbeeld voorwaarden instellen voor diensten en een maximum budget aangeven.

2. Juridische problemen
Voor sommige diensten zijn specifieke skills of certificaten nodig. Door zelfroosteren is de kans op fouten groter, waardoor er juridische problemen kunnen ontstaan. Ook hier kan software een rol in spelen. Zo kun je er in booq Personeelsplanner voor zorgen dat alleen werknemers met een bepaald certificaat een specifieke dienst kunnen invullen.

3. Stress en ontevredenheid bij werknemers
Als je in de supermarkt wel eens een pot jam heeft gekocht herken je dit vast wel: te veel keuze hebben is soms helemaal niet zo fijn. Om die reden kan zelfroosteren voor stress zorgen bij je medewerkers. Afhankelijk van hoe je het zelfroosteren implementeert kunnen er ook oneerlijke situaties ontstaan. Daarom is het fijn als er toch een bepaalde mate van sturing gegeven wordt. Opnieuw kan software daarin een rol spelen.

Kies wat bij jouw organisatie past

Welke vorm van zelfroosteren past het beste bij jouw organisatie en je team? Het is belangrijk om hier goed over na te denken. Je kan er altijd voor kiezen om klein te starten en om het dan steeds verder uit te bouwen. Zo hebben jij en je team de tijd om rustig aan deze nieuwe vrijheid te wennen en kun je tussendoor bijsturen.